Para garantir melhor aproveitamento dos recursos do sistema, são aconselháveis algumas práticas:
Acesso como regra e o sigilo como exceção:
- A transparência é um instrumento de controle social que proporciona meios para garantir a correta atuação do Município.
- O SEI adota a filosofia da transparência administrativa, ainda que permita atribuir restrição de acesso a processos e documentos em casos específicos.
- SO sistema tem como princípio a transparência do fluxo de informações e o trabalho colaborativo.
- O ideal é que se facilite e priorize a publicidade como forma de garantir o funcionamento eficiente do sistema.
Respeitar as etapas do processo e o fluxo de informações
- O SEI proporciona instrumentos para medição e monitoramento dos processos.
- Proporciona meios de manter um processo ou conjuntos de processos em permanente acompanhamento, sem isso interferir nos fluxos de atividades e andamentos.
- Importante cumprir cada etapa de maneira eficiente para a correta medição de desempenho dos processos.
- Deve ser feito uso de funcionalidades de pesquisa e acompanhamento para consulta a informações.
- Boa prática é a conclusão do processo ou seu envio para outra unidade tão logo as atividades pertinentes na unidade sejam finalizadas, sem mantê-lo desnecessariamente aberto na unidade atual.
Utilizar editor do SEI:
- Embora o sistema permita a inserção de alguns formatos de arquivo (Documento Externo), os documentos formais do órgão devem ser produzidos no próprio sistema (Documento Interno).
- Customização de tipos de documentos em obediência aos padrões e formatação estabelecidos por instrumentos legais, tais como o Manual de Redação da Presidência da República.
- Os tipos de documentos também podem ser configurados conforme a realidade dos órgãos e instituições.
- Outras vantagens do uso de Documentos Internos são seus formatos padronizados e automatizados (data, numeração, endereço da unidade, processo de referência e número SEI).
Padronizar procedimentos:
- Solução bastante flexível, o SEI proporciona formas variadas de utilização de suas funcionalidades, assim como permite a adaptação a diferentes realidades.
- Importante que órgãos e instituições padronizem procedimentos em diversos níveis, tanto por meio da implementação de normas de utilização do sistema, quanto pela padronização de processos de trabalho em cada unidade.
- A instituição de normas e procedimentos proporciona segurança da informação e a organização do trabalho.
- Padronizações no âmbito das unidades (tais como tipos de processos, tipos de documentos, metodologias e nomenclaturas comuns) facilitam a utilização de recursos que o sistema oferece, tais como pesquisa e medição de desempenho dos processos.